KSeF – obowiązkowa rewolucja w fakturowaniu. Przygotuj się z LogicSynergy.

Już wkrótce wystawianie faktur w Polsce zmieni się fundamentalnie. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy nie tylko dla dużych przedsiębiorstw, lecz także dla małych i mikrofirm. To jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń i obiegu dokumentów ostatnich lat, która wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego, procesowego i technologicznego.

Wielu przedsiębiorców już dziś zadaje sobie kluczowe pytania: od czego zacząć, jak przygotować systemy IT, czy konieczna jest zmiana oprogramowania oraz jak zapewnić ciągłość i bezpieczeństwo procesów finansowych?
LogicSynergy wspiera firmy na każdym etapie tej transformacji, oferując sprawdzone rozwiązania, doświadczenie i najwyższy standard usług IT.

Zacznijmy od tego, czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej (elektronicznej). Jego celem jest uproszczenie rozliczeń, przyspieszenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa podatkowego.

Faktura wystawiona w KSeF:

• będzie miała jednolity, ustandaryzowany format,
• będzie automatycznie dostępna dla odbiorcy,
• stanie się natychmiast widoczna dla administracji skarbowej,
• stanowić będzie podstawową formę dokumentu w obrocie gospodarczym.

Od 2026 roku faktura elektroniczna w KSeF stanie się standardem, a tradycyjne formy dokumentów zostaną stopniowo wyeliminowane.

KSeF – harmonogram wdrożenia

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.); małe i średnie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do odbioru faktur zakupowych z KSeF.
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych), z wyłączeniem najmniejszych podmiotów.
• 1 stycznia 2027 r. – do systemu dołączą najmniejsze firmy o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł (tzw. wykluczeni cyfrowo).

Choć część przedsiębiorców może czasowo korzystać z dotychczasowych form wystawiania faktur, odbiór dokumentów z KSeF stanie się obowiązkowy znacznie wcześniej. Dlatego odpowiednie przygotowanie systemów i procesów warto rozpocząć już teraz.

KSeF w praktyce – narzędzia i integracja systemów

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia (KSeF, e-Mikrofirma), które mogą być wystarczające w prostych modelach działalności, np. przy niewielkiej liczbie faktur i braku powiązań z magazynem czy systemami sprzedaży.

Wraz ze wzrostem skali działalności i liczby dokumentów:

• ręczne wystawianie faktur staje się nieefektywne,
• pojawia się potrzeba automatyzacji,
• kluczowa staje się integracja KSeF z systemem sprzedażowym i finansowym.

To właśnie w tym obszarze kluczową rolę odgrywa doświadczony partner IT i integracja wszelkich operacji finansowych i rozliczeniowym do wymogów prawnych.

Rola LogicSynergy – doświadczenie, bezpieczeństwo, zgodność z KSeF

LogicSynergy jako dostawca zintegrowanych systemów informatycznych, w tym eMedia / TP-Media, oferuje kompleksowe przygotowanie organizacji do pracy z KSeF.

Nasze rozwiązania:

• zapewniają pełną zgodność z aktualnymi schematami faktur ustrukturyzowanych,
• umożliwiają automatyczne generowanie i wysyłkę faktur do KSeF,
• integrują procesy sprzedażowe, magazynowe i księgowe,
• minimalizują ryzyko błędów i przestojów operacyjnych,
• gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych i autoryzacji.

Obsługujemy zarówno uwierzytelnianie tokenami, jak i przygotowujemy systemy do obsługi certyfikatów KSeF, które od 2026 roku staną się docelowym standardem.

KSeF w spółkach i organizacjach wieloosobowych

W przypadku podmiotów prawnych (np. spółek z o.o.) dostęp do KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania formalnego, w tym:

• wyznaczenia osoby posiadającej uprawnienia właścicielskie,
• złożenia formularza ZAW-FA,
• właściwego nadania ról i uprawnień kolejnym użytkownikom (księgowość, biura rachunkowe).

LogicSynergy wspiera klientów nie tylko technologicznie, ale również procesowo – pomagając zaprojektować bezpieczny i zgodny z przepisami model pracy z KSeF.

Przygotuj swoją firmę na KSeF z LogicSynergy

Jeśli przed Twoją organizacją stoi wyzwanie dostosowania systemów finansowych i rozliczeniowych do KSeF, skontaktuj się z nami.
LogicSynergy kompleksowo przygotuje i przeprowadzi Cię przez nadchodzące zmiany – od analizy procesów, przez konfigurację i integrację systemów, aż po realne wsparcie w codziennej pracy.

Działamy w oparciu o:

• wieloletnie doświadczenie w projektach IT,
• sprawdzone systemy zintegrowane,
• najwyższe standardy obsługi i bezpieczeństwa,
• indywidualne podejście do potrzeb każdej organizacji.

Z LogicSynergy KSeF staje się nie problemem, lecz naturalnym elementem nowoczesnego, cyfrowego biznesu.