e-Doręczenia – nowa era komunikacji elektronicznej

Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce wprowadzona zostanie usługa e-Doręczeń, która będzie elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Ta nowoczesna forma komunikacji ma na celu uproszczenie i przyspieszenie doręczeń dokumentów, a jednocześnie zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i pewności, że dokumenty trafią do właściwej osoby.

Co to oznacza dla obywateli i firm?

e-Doręczenia będą prawnie równoważne z tradycyjną przesyłką pocztową poleconą. Dzięki tej usłudze, zarówno obywatele, jak i firmy, będą mogły wygodnie i bezpiecznie odbierać oraz wysyłać dokumenty w formie elektronicznej. Do obsługi usługi oprócz skrzynki potrzebny będzie Internet, co oznacza, że dokumenty będzie można odbierać i wysyłać z dowolnego miejsca, bez konieczności czekania na listonosza.

Kiedy e-Doręczenia staną się obowiązkowe?

Stopniowe wprowadzanie obowiązku korzystania z e-Doręczeń rozpocznie się od 1 stycznia 2025 roku. Na początek, e-Doręczenia będą obowiązkowe dla podmiotów publicznych takich jak: organy administracji rządowej, ZUS, NFZ, uczelnie publiczne, jednostki samorządu terytorialnego oraz inne instytucje finansowane ze środków publicznych. Z czasem, do 2025 roku, system obejmie także wszystkie firmy zarejestrowane w KRS i CEiDG.

Jak działa e-Doręczenie?

Aby korzystać z e-Doręczeń, użytkownicy muszą założyć adres do doręczeń elektronicznych.
Z poziomu skrzynki e-Doręczeń można zarówno wysyłać, jak i odbierać dokumenty w sposób bezpieczny, z pełnym potwierdzeniem odbioru. Warto zaznaczyć, że wszystkie przesyłki będą rejestrowane, co zapewni pełną transparentność i bezpieczeństwo – użytkownicy będą mogli sprawdzić, kto i kiedy wysłał lub odebrał dokument. Dla osób, które jeszcze nie posiadają adresu e-Doręczeń, przewidziana jest usługa hybrydowa. Polega ona na tym, że dokumenty będą wysyłane elektronicznie, a następnie automatycznie drukowane i wysyłane do odbiorcy w formie papierowej.

Co z bezpieczeństwem?

e-Doręczenia opierają się na regulacjach unijnych (rozporządzenie eIDAS) oraz krajowej ustawie o doręczeniach elektronicznych, co gwarantuje ich pełną zgodność z prawem oraz wysokie standardy bezpieczeństwa. Usługa zapewnia, że dokumenty będą przesyłane
w sposób niezafałszowany, a odbiorca zawsze będzie miał pewność, że otrzymał je od właściwego nadawcy.

Przejściowy okres do 2025 roku

Aby umożliwić płynne przejście na nowy system, wprowadzono okres przejściowy, który potrwa do końca 2025 roku. W tym czasie urzędy i przedsiębiorstwa będą stopniowo wdrażać e-Doręczenia w swojej komunikacji z obywatelami i firmami.

e-Doręczenia to istotny krok w kierunku cyfryzacji administracji publicznej i uproszczenia obiegu dokumentów. Choć na początku obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczyć będzie tylko niektórych podmiotów, w przyszłości stanie się to powszechną praktyką. Przy odpowiednich przygotowaniach, zarówno obywatele, jak i firmy będą mogli korzystać z tej bezpiecznej, szybkiej i wygodnej formy komunikacji.

e-Doręczenia od LogicSynergy

Funkcjonalność e-Doręczeń w systemie TP-Media / eMedia to innowacyjne rozwiązanie umożliwiające elektroniczne przesyłanie dokumentów pomiędzy podmiotami, z pełnym śledzeniem statusu w czasie rzeczywistym. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii, proces ten staje się bardziej efektywny i zautomatyzowany, co pozwala na oszczędność czasu i kosztów. Dodatkowo przedsiębiorstwa mogą skupić się na kluczowych zadaniach biznesowych. W ramach tej funkcjonalności wprowadzono nowy panel w zakładce “Korespondencja”. Użytkownicy mogą pobrać adres ADE (Adres Doręczeń Elektronicznych) dla danego kontrahenta. Po kliknięciu przycisku “Pobierz ADE”, aplikacja łączy się z API Ministerstwa, aby na podstawie numeru NIP pobrać odpowiedni adres. W przypadku braku adresu ADE, system dokonuje próby pobrania go na podstawie numeru REGON. Ważnym warunkiem jest uprzednie utworzenie skrzynki ADE przez kontrahenta.

Po więcej informacji związanych z wdrożeniem i uruchomieniem aplikacji e-Doręczenia zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Handlowym. dh@logicsynergy.pl